Undeva, în Bucovina, pe dealul Salinei din Cacica, departe de poluarea civilizației, se află Vatra Boierească. Un grup de patru case tradiționale, vechi de pe la 1800, strămutate aici "ca la Muzeul Satului" prin pasiunea unei familii de antreprenori în turism.
Vatra Boierească a prins viață în 2020 și este esența turismului autentic, care combină cazarea în case tradiționale, stâna unde oaspeții pot gusta bucatele locului, căruțele care îi poartă la plimbare și grupurile de copii care cântă și dansează într-un stil curat bucovinean. Și pentru că în limba poloneză "cacica" înseamnă sol malos dar și rata, din experiența Vatra Boierească nu lipsește nici iazul cu ponton și pești.
Provocări de busines
Atunci când a început proiectul Vatra Boierească, familia Păstrav administra deja o pensiune în Suceava și știa ce înseamnă turismul. Noul complex era însă la peste 50 de kilometri de casă, într-o locație izolată, ceea ce limita timpul petrecut acolo de manageri dar și personalul disponibil.
Georgiana Păstrav a înțeles imediat că are nevoie de tehnologie, atât pentru a avea acces la informații, cât și pentru a oferi oaspeților un mod facil de comunicare și cazare.
"În pensiunea de la Suceava lucram ceva mai empiric, date notate pe agenda și diagrame în creion pentru rezervări. Mi-am dat seama rapid că la Vatra Boierească, pe motiv de distanță, nu voi putea fi mereu acolo și va trebui să cer date prin telefon pentru a ști ce se întâmplă acolo. Astfel am început să caut o soluție de gestionare care să automatizeze activitatea și să-mi ofere acces la informații de la distanță", Georgiana Păstrav, Proprietar, Vatra Boierească.
În aceeași perioadă, Georgiana Păstrav a descoperit Pynbooking în calitate de oaspete al unor pensiuni din Viscri și Colibița. A primit link pentru check-in pe email, dar și factură și invitație la review, iar această automatizare i-a atras atenția.
"Mi-am dat seama rapid că Pynbooking era ceea ce aveam nevoie la Vatra Boierească, mai ales automatizare și proceduri. Am cerut informații suplimentare unor colegi de breaslă din turism și pentru că opiniile au fost pozitive, am solicitat un demo. A fost prima interacțiune cu un PMS și Channel Manager, mi s-a părut complex dar totodată cu mare impact asupra activității și de mare ajutor pentru întreaga echipă." Georgiana Păstrav
Soluția
Pentru Vatra Boierească, soluția ideală a fost implementarea PMS-ului Pynbooking, integrat cu Channel Manager și Booking Engine pe propriul website.
Toate rezervările sunt centralizate în PMS, indiferent de sursă, sistemul gestionând automat orice actualizare de preț și disponibilitate. Channel Managerul a fost integrat atât cu platformele digitale consacrate (Booking, Travelminit, Google Hotels) cât și cu agenții tradiționale, iar pe site, prin intermediul Booking Engine, a fost integrat un modul de plăți online, care acceptă inclusiv tichete de vacanță.
A fost activat inclusiv modul de plăți dinamice pentru corelarea prețurilor cu cererea și disponibilitatea reală. Facturile sunt emise automat din PMS și exportate către oaspeți dar și către contabilitate, fără să fie printate sau preluate manual. Sistemul generează multiple rapoarte despre vânzări, grad de ocupare, încasări, turiști, utile atât managerilor cât și în relație cu autoritățile. Toți cei patru angajați cu responsabilitate în zona de recepție au acces în sistem, indiferent de locație și dispozitivul utilizat.
"Instalarea și configurarea inițiale au fost facile, mai ales mulțumită echipei de suport de la Pynbookig, care a fost aproape de noi și a răspuns prompt solicitărilor. Orice problemă a fost rezolvată în aceeași zi, ceea ce spune mult. Partea de utilizare este la fel de simplă, iar angajații noi, mai ales dacă au ceva experiență în Horeca, învață imediat toate operațiunile necesare." Georgiana Păstrav
Beneficii
Georgiana Păstrav folosește Pynbooking de trei ani și se declară mulțumită. Dincolo însă de vorbe, realitatea este că la mai puțin de un an după ce a implementat platforma Pynbooking la Vatra Boierească, a făcut același pas și la pensiunea SantaFe pe care o deține în Suceava. Această decizie este cel mai bun semn că Pynbooking a funcționat și a dat rezultate. Dar să vedem care sunt câștigurile concrete:
- Automatizare completă a procesului de rezervare, indiferent de numărul platformelor integrate.
"Ne-a ajutat enorm conectarea prin Channel Manager cu agențiile de rezervări online ca Booking și Travelminit, prin care vin majoritatea turiștilor. Aceste rezervări sunt procesate complet automat, ceea ce ne scutește de multă muncă." Georgiana Păstrav
- Acces la informații de la distanță, direct de pe telefonul mobil.
"Pentru un antreprenor din Horeca, este cel mai bun mecanism de verificare. Știu în orice moment situația reală din pensiune și mă pot bucura de concediu sau zile libere fără să fiu în locație sau să apelez angajații pe telefon. Știu cine și când se cazează, ce încasări vom avea. Să obțin aceste informații era foarte greu, consuma timp și era incomod pentru mine ca antreprenor." Georgiana Păstrav
- Direcționarea unui număr tot mai mare de oaspeți către rezervare pe propriul site și scăderea comisioanelor plătite către terți.
"Având un Booking Engine pe propriul site, cu facilități extinse de rezervare și plăți online (inclusiv tichete de vacanță), putem atrage oaspeți prin propriile campanii de marketing (inclusiv din pagina de Facebook), dar totodată îi îndrumăm aici atât pe oaspeții care sună sau trimit email, cât și agenții clasici care ne contactează." Georgiana Păstrav
- Recepție deschisă 24/7, pentru că angajații au Pynbooking pe telefon și pot prelua oricând o rezervare fără să fie lângă calculator.
Cu Pynbooking, Vatra Românească a arata că tradiția și tehnologia funcționează impecabil împreună, oferind o experiență deosebită oaspeților. Totodată rezultatele măsurabile sunt pozitive, de la creșterea gradului de ocupare, la reducerea comisioanelor plătite.
"Cu Pynbooking am trecut de la creion la cloud, iar schimbarea a fost atât de semnificativă și îmi face munca atât de ușoară, încât îl am cu mine permanent, deschis non-stop pe telefon." Georgiana Păstrav, Proprietar, Vatra Boierească.