Pentru turiștii care vizitează Transalpina și pârtiile de schi de la Vidra, Hotel Alpin Lotru este un adevărat refugiu într-un paradis montan. Construit în mijlocul naturii, la doar 300 de metri de șoseaua Transalpina și la 4 km de Transalpina Ski Resort, hotelul oferă o poziționare și acces unice.
De câțiva ani, Hotel Alpin a devenit o destinație preferată pentru turiștii români, dar și pentru cei străini, în special din Polonia și Slovacia, care vin iarna pentru schi și vara pentru trasee cu mașinile de teren și ture montane.
Calitatea serviciilor oferite de Hotel Alpin sunt dovedite și de procentul remarcabil al turiștilor care aleg să revină aici – peste 30% – cu precădere iarna. Pe timpul verii, hotelul devine un punct de atracție mai ales pentru turiștii străini, care deseori își fac rezervările de la un an la altul.
Hotel Alpin pune la dispoziția turiștilor 24 de camere (single, duble și apartamente). Oaspeții își pot savura mesele la restaurantul și barul hotelului, care au o capacitate de 50 de locuri.
Facilitățile includ parcare și WiFi gratuite, în timp ce accesul turiștilor la ciubăr și saună completează oferta unității turistice, care construiește astfel un mediu perfect pentru relaxare și recuperarea după o zi activă, dedicată sporturilor de iarnă și explorării împrejurimilor.
Provocări de business
Mădălina Răduca lucrează, încă din 2019, ca recepționer în cadrul Hotel Alpin Lotru. Înainte de digitalizarea fluxului de rezervări, hotelul întâmpina dificultăți în preluare și prelucrarea tuturor datelor.
În acea perioadă, Mădălina nota manual toate rezervările, pe o agendă clasică. Acest mod de lucru limita eficiența activității și consuma mult timp, Mădălina fiind nevoită să răspundă la apeluri telefonice pe tot parcursul zilei de lucru. Din păcate, multe dintre acestea erau simultane, iar ea nu putea răspunde la toate, ceea ce ducea la pierderea unor oaspeți.
Totodată, întregul proces era greoi, generând erori și confuzii legate de nume, datele de cazare și suprapunerile de rezervări (overbooking). Mădălina trebuia să verifice manual disponibilitatea camerelor pentru mai multe zile, ceea ce complica și mai mult procesul.
Deși hotelul avea un site web, acesta era static și oferea doar informații, fără opțiunea de a efectua rezervări online, limitând astfel interacțiunea cu potențialii oaspeți.
Pe măsură ce situația devenea critică, conducerea hotelului a realizat că era necesară trecerea la o soluție digitală pentru a eficientiza activitatea. Gestionarea rezervărilor exclusiv prin telefon provoca erori frecvente iar personalul din recepție irosea prea mult timp în discuțiile cu clienții. Gradul ridicat de ocupare făcea și mai complicată gestionarea apelurilor, iar cu o singură persoană la recepție, sarcinile deveneau copleșitoare.
Soluția
Hotel Alpin a început colaborarea cu Pynbooking în 2022. Echipa de management a căutat informații pe Google, iar primul website relevant găsit a fost cel al Pynbooking.
„Am căutat pe Google și prima pagină găsită a fost Pynbooking, unde am citit informații foarte interesante. Am sunat și am cerut o ofertă, după care am participat la un demo susținut de un reprezentant al Pynbooking. Ca primă impresie, soluția ni s-a părut ușor de înțeles și de utilizat, mi-am dat seama că putea prelua o bună parte din activitatea de recepție și m-ar fi ajutat mult”, a mărturisit Mădălina Răduca, recepționer în cadrul Hotel Alpin.
După ce a fost luată decizia de colaborare, a fost semnat contractul și a fost configurat contul unității de cazare în PMS Hotel (Property Management Systems), cu ajutorul echipei Pynbooking. În prezent, hotelul se bazează pe PMS pentru toate datele activității de rezervare, tot aici sunt definite camerele, serviciile oferite și costurile.
PMS a fost integrat cu Channel Manager, care permite sincronizarea cu platforme partenere precum Booking.com și Travelminit.ro. Totuși, din cauza comisioanelor prea mari percepute de acestea, Hotel Alpin preferă să își limiteze vânzarea prin parteneri, optând pentru vânzarea directă. Drept urmare, adevărata miză era eficientizarea rezervărilor prin propriul website.
Pentru a-și îndeplini acest obiectiv, hotelul și-a creat, cu ajutorul Generator Hotel Website, o pagină care funcționează ca un motor de rezervări, integrat pe propriul website. Pagina este integrată nativ cu Booking Engine, care permite clienților să facă rezervări direct de pe site-ul Hotel Alpin.
Beneficii
Optimizarea website-ului Hotel Alpin prin integrarea Booking Engine, a permis afacerii să își crească rata rezervărilor directe la 30-40%, eliminând comisioanele aferente platformelor externe.
În plus, Pynbooking a redus timpul de gestionare a rezervărilor.
Deși un volum ridicat de rezervări continuă să fie realizat prin e-mail și telefon, Pynbooking ajută la înregistrarea manuală eficientă a acestora, eliminând timpul pierdut cu verificarea disponibilității și actualizarea/sincronizarea datelor pe site și pe alte platforme digitale.
Pentru Hotel Alpin Lotru, Pynbooking a făcut diferența și pe alte paliere:
- Confirmări automate pentru oaspeți. Confirmările de rezervare sunt trimise automat turiștilor, direct prin telefon sau e-mail, economisind timp valoros, care ar fi fost irosit prin trimiterea lor manuală.
- Eliminarea introducerii repetate a datelor. Datele de rezervare sunt introduse o singură dată în Pynbooking, după care sistemul permite utilizarea lor atât pentru fișa de cazare, cât și pentru facturi, ceea ce simplifică procesul administrativ.
- Gestionarea eficientă a camerelor. Pynbooking actualizează automat și simultan disponibilitatea camerelor pe propriul website și pe platformele partenere, eliminând erorile și riscul de overbooking.
- Tarife Dinamice și Pachete Speciale pentru maximizarea veniturilor. Funcția „Tarife Dinamice” din Channel Manager permite hotelului să gestioneze eficient tarifele în funcție de sezon, condițiile de ski, vârfurile de cerere etc. Funcția „Pachete Speciale” din Booking Engine, oferă hotelului posibilitatea de a contura oferte care includ atât cazare, cât și servicii, cum ar fi pachetele pentru Revelion sau pentru alte evenimente/sărbători speciale, atrăgând astfel mai mulți turiști.
- Mobilitate. Angajații Hotel Alpin au acum acces la datele de rezervare, indiferent de locație și de dispozitivul folosit. Pynbooking le oferă mai multă flexibilitate și nu le mai limitează activitatea. Angajații nu mai trebuie să fie prezenți fizic în recepție pentru a prelua rezervări telefonice.
- Rapoarte de management. Monitorizarea datelor privind gradul de încărcare și evoluția costurilor ajută la o mai bună gestionare a afacerii.
„Apreciez cel mai mult câștigul de timp. Pynbooking este ca un coleg invizibil, care își face treaba meticulos și corect. Avem siguranța că rezervările sunt făcute întotdeauna fără încurcături și fără complicații, ceea ce este benefic atât pentru hotel, cât și pentru turiști. A fost o alegere bună, care și-a dovedit din plin eficiența în toți acești ani”, a concluzionat Mădălina Răduca, reprezentant Hotel Alpin.
Toate acest beneficii sunt posibile și pentru tine! Solicită o demonstrație gratuită aici.