Incursiune în bucătăria transilvăneană, zonă de wellness, cameră de jocuri, colțul copiilor, săli de conferințe – acestea sunt doar câteva dintre facilitățile și serviciile oferite turiștilor care aleg Hotel Szeifert.
Considerat de către oaspeți o adevărată „comoară de pe malul Lacului Negru”, hotelul este situat în inima orașului balnear Sovata, din județul Mureș. Szeifert este deschis pe tot parcursul anului și atrage inclusiv turiști străini pentru că se află la doar cinci minute de mers pe jos de Lacul Ursu, cel mai mare lac cu apă caldă sărată din lume.
Szeifer și-a început activitatea în 2012, cu 16 camere și o singură unitate de cazare, extinzându-se treptat. A doua unitate a fost construită în 2016, iar în prezent, poate găzdui 104 persoane în trei clădiri. Camerele confortabile, profesionalismul și ospitalitatea staffului, precum și gama cuprinzătoare de servicii (de la băi cu apă sărată în ciubăr, masaj, jocuri X-box, restaurant și închiriere mașini, până la servicii stomatologice), nu sunt lăudate doar de către clienți.
În 2014, hotelul a fost desemnat „Hotelul Anului” în cadrul concursului omonim organizat de platforma de rezervări Szallas.hu. În 2019, Travelminit i-a oferit premiul de „Hotelul Anului”, bazându-se atât pe recenzii, cât și pe analiza atentă a unui juriu specializat.
Desy Laszlo, fost director de bancă, s-a alăturat echipei Szeifert Hotel în 2022. Încă de la început, el și-a folosit expertiza pentru a identifica metode de optimizare a performanțelor economice ale hotelului.
Provocări de business
Înainte de colaborarea cu Pynbooking, Szeifert Hotel utiliza pentru gestionarea rezervărilor un software tradițional, cu instalare locală, care nu includea un Channel Manager. Drept urmare, toate rezervările obținute prin partenerii online, precum Booking.com și Travelminit, erau realizate manual.
Mai mult, pe platformele de rezervări online erau postate doar câteva camere, deoarece nu puteau corela toate sursele de rezervări și riscau overbooking-ul. Mesajele de tipul „camere epuizate” apăreau frecvent, dar nu reflectau realitatea, limitând astfel oportunitățile de vânzare.
Neajunsurile era majore pentru că implicau risipă de resurse și de timp, și riscul apariției erorilor, inclusiv omiterea unor rezervări. Szeifert avea deci nevoie urgentă în primul rând de automatizarea procesului de rezervare.
Totodată, echipa de management avea în vedere integrarea site-ului hotelului în strategia de marketing și vânzări. Pentru a reușit acest lucru era esențial să dezvolte un website propriu care să ofere o experiență de rezervare simplă și intuitivă pentru clienți, și să permită redirecționarea lor din campaniile de marketing.
În plus, hotelul se confruntă cu un număr mare de anulări, de aceea avea nevoie de o soluție care să permită, pe termen lung, implementarea practicii de avans/plată integrală a serviciilor la efectuarea rezervării. Sovata are un nivel ridicat de sezonalitate, iar lunile iulie și august sunt printre cele mai aglomerate (peste 85% grad de ocupare). Această practică ar permite hotelului să își optimizeze rezultatele bune din sezon.
„La unele rezervări fără avans, oaspeții nu mai răspund la telefon sau nu se prezintă, ceea ce duce la blocarea unor resurse importante pe care nu le putem utiliza ulterior”, precizează Desy Laszlo, director economic în cadrul Hotelului Szeifert.
Pe de altă parte, în extrasezon, Hotel Szeifert își menține activitatea și datorită sejururilor de grup (întâlniri/evenimente de business, reuniuni sociale etc.) Gestionarea rezervărilor de grup era extrem de dificilă atunci când acestea erau realizate manual, mai ales din cauza necesității de a consemna toate condițiile/serviciile speciale solicitate de fiecare oaspete.
Hotel Szeifert este mai mult decât o simplă unitate de cazare. Serviciile includ și zona de Restaurant, dotată cu terasă și bar. Drept urmare, echipa de management avea nevoie și de optimizare pe partea de gestionare a rețetelor, meniurilor, dar mai ales a materiilor prime și a stocurilor.
Soluția
Colaborarea cu Pynbooking a început în 2023. Desy Laszlo căuta o soluție pentru automatizarea rezervărilor și eficientizarea proceselor de lucru, așa că a cerut ajutorul altor antreprenori din zona Sovata, specialiști de încredere în domeniu. Managerii de la hotelurile Fabesca și Relax Sovata foloseau deja cu succes Pynbooking și au oferit un feedback foarte pozitiv.
Următorul pas a fost contactarea echipei Pynbooking, care a oferit prompt toate informațiile suplimentare necesare. După luarea deciziei de colaborare, a urmat definirea celor 3 unități de cazare (clădirile A, B și C) și a serviciilor oferite de Hotel Szeifert, în PMS Cloud Hotel (Property Management Systems).
PMS Hotel a fost integrat cu POS Restaurant Cloud, pentru o gestiune integrată a serviciilor hotel-restaurant, o funcționalitate utilă mai ales vara, când hotelul funcționează în regim de demipensiune, oferind servicii integrate de cazare și masă. Principala întrebuințare a POS Restaurant este gestiunea materiilor prime și a stocurilor, deoarece Szeifert lucrează cu o singură magazie și cu un stoc unic.
În plus, în Channel Manager-ul Pynbooking au fost integrate toate platformele de rezervări online partenere, cele mai importante fiind Booking.com și Travelminit. Rezultatul a fost sincronizarea/actualizarea automată și gestionarea centralizată a tarifelor, disponibilității și rezervărilor pe toate platformele, simultan. Tot în Channel Manager a fost activat modulul „Optimizator de tarife”, pentru acordarea de tarife promoționale în extrasezon.
Pentru automatizarea și creșterea numărului rezervărilor directe, Szeifert a folosit Generator Hotel Website și Booking Engine. În primul rând a fost generată o pagină destinată rezervărilor directe, care a fost ulterior integrată nativ cu propriul website, cu ajutorul Booking Engine.
Datorită rezultatelor excelente, Hotel Szeifert plănuiește să extindă colaborarea cu Pynbooking în viitorul apropiat prin implementarea de alte noi funcționalități. Obiectivele pe termen scurt sunt modernizarea Recepției și automatizarea accesului oaspeților în camere pe bază de card de acces, cu ajutorul Pynbooking.
„Avem în plan să instalăm yale inteligente pentru a moderniza operațiunile de check-in/check-out și accesul în camere pe bază de card, beneficiind de facilitățile oferite de Pynbooking la nivel de recepție. În prezent, avem doar yale standard, de aceea nu am instalat încă aceste soluții. De asemenea, aș dori să introduc și alte facilități în Pynbooking, cum ar fi produse care pot fi comandate direct din platformă”, a completat Desy Laszlo, director economic în cadrul Hotelului Szeifert.
Beneficii
În luna martie 2024, numărul rezervărilor directe ale Hotel Szeifert a fost dublu față de totalul celor venite prin Booking.com. Performanța a fost realizată cu ajutorul Booking Engine, care a permis integrarea paginii dedicate rezervărilor directe în campaniile de marketing din această pimăvară, derulate de hotel pe rețelele de socializare.
În ultimul an, site-ul a ajuns pe locul 3 ca sursă de rezervări, după rezervările directe prin telefon și email (gestionate tot în Pynbooking) și Booking.com, datorită Booking Engine-ului care permite redirecționarea traficului din campaniile de marketing.
„Bugetele alocate pentru marketing au un ROI mai bun, iar pentru aceste rezervări nu plătim comisioane. Câștigul este evident. Sunt director economic de un an, anterior am fost directorul unei sucursale bancare, așa că înțeleg cifrele și sunt convins că Pynbooking ne ajută să obținem rezultate mai bune într-o piață din ce în ce mai competitivă. În Sovata, oferta de cazare crește cu 5% anual”, potrivit lui Desy Laszlo, director economic în cadrul Hotelului Szeifert.
În plus, echipa de management a hotelului a fost impresionată de ușurința și rapiditatea cu care au reușit singuri să configureze platforma. Specialiștii Pynbooking au intervenit doar prin suport online și telefonic, oferindu-le răspunsuri prompte la toate întrebările.
Hotel Szeifert avut o evoluție excelentă după tranziția la Pynbooking, datorită următoarelor beneficii:
- Salvarea automată în PMS a rezervărilor realizate de clienți în mediul online, și automatizarea proceselor de check-in/check-out și facturare. PMS permite și comunicarea automată cu clienții (confirmarea rezervării și transmiterea de alte informații utile).
- Gestionarea automată și centralizată a rezervărilor, prin Channel Manager. Sincronizarea automată și instantanee a informațiilor (inclusiv tarife și disponibilitate) în PMS permite hotelului să scoată la vânzare toate camerele neocupate, pe mai multe platforme simultan.
- Eliminarea activităților manuale repetitive din procesul de rezervare, chiar și pentru rezervările de grup, prin integrarea Channel Manager în PMS, în scopul economisirii de timp și resurse. În plus, întreaga echipă (11 utilizatori în PMS) are acces la mențiunile despre condițiile speciale cerute de fiecare oaspete.
- Maximizarea constantă a veniturilor prin vinderea camerelor la tarife promoționale atunci când gradul de ocupare al hotelului nu este optim. Acest lucru a fost posibil prin activarea „Optimizatorului de Tarife” din Channel Manager.
- Eficientizarea gestionării activității de restaurant, în special pentru controlul inventarului (stocurile, materiile prime), meniuri, rețete și plăți, printr-un sistem centralizat dedicat – POS Restaurant. Acesta permite hotelului și restaurantului să nu defalcheze controlul inventarului și să folosească un singur depozit central pentru cele 5 puncte de vânzare ale complexului.
- Capacitatea de a defini multiple oferte/pachete speciale și personalizate de servicii, fiecare cu un preț unic și caracteristici distincte. Din Booking Engine, Hotel Szeifert poate include în aceste oferte speciale inclusiv diverse tipuri de camere, mese și servicii complementare (transport, SPA etc.)
- Accesul la rapoarte în timp real despre întreaga activitate a complexului turistic, într-un format prietenos, din PMS. Directorul economic al hotelului le consultă permanent pentru a cunoaște situația reală a afacerii, fiind în mod special interesat de KPI-ul RevPAR (Revenue Per Available Room), care arată încasările generate/cameră.
- Pynbooking permite acordarea individuală a drepturilor de acces, astfel încât doar anumiți angajați pot șterge anumite date/efectua anumite operațiuni. Aceasta asigură securitate și control sporit asupra datelor și operațiunilor critice ale sistemului.
- Platforma este complet bazată pe cloud, de aceea nu necesită licențe pentru instalare locală sau servere dedicate. De asemenea, elimină necesitatea de a avea personal IT dedicat pentru gestionarea infrastructurii.
- Pynbooking permite integrarea cu procesatorul de plăți eu.platesc. Acesta va fi următorul pas al Hotel Szeifert, care dorește astfel să introducă practica solicitării avansului/plății integrale pentru toate rezervările, pentru a-și reduce numărul de rezervări anulate.
Ușurința de utilizare a fost un alt mare beneficiu pentru Hotel Szeifert, deoarece pe timpul verii numărul angajaților temporari este mai mare, fiind vital ca aceștia să se adapteze rapid și să își poată desfășura activitatea ușor.
„Pentru hotel, este relevant ca un nou angajat să fie complet operațional în maxim 3 săptămâni, adică să poată gestiona singur activitățile precum rezervările, check-in-ul, plățile, facturarea etc. Pynbooking ajută în acest sens deoarece este o platformă simplu de utilizat, intuitivă, iar angajații înțeleg rapid cum să o folosească. Asta îi ajută să înțeleagă mai bine ce au de făcut în hotel”, a fost concluzia lui Desy Laszlo, director economic în cadrul Hotelului Szeifert.
Hotel Szeifert a tras lozul cel mare atunci când conducerea a decis să aducă în echipă un expert în economie și să implementeze o tehnologie nouă și inovatoare. Această combinație câștigătoare promite să aducă în continuare performanțe semnificative.