"De la prima întâlnire, mereu împreună!" aceasta este promisiunea Tecadra, un hotel de afaceri situat în zona de nord a Bucureștiului, aproape de Grădina Zoologică și de cele două aeroporturi. Tecadra oferă 39 de camere, două săli de conferință (70 de locuri), un restaurant cu specific internațional și o berărie germană. 

Hotelul este căutat în mod deosebit de companii pentru desfășurarea cursurilor de training și pregătire profesională, clienții de business reprezentând circa 70% din activitate.

Provocări de Business

Înainte să colaboreze cu Pynbooking, activitatea  Hotel Tecadra se baza mult pe telefon și email în relație cu clientii corporate și pe booking.com pentru rezervările venite din online. Toate datele erau apoi înregistrate manual într-o aplicație de gestiune veche, dezvoltată pentru mediul DOS și instalată local pe un PC. 

Această situație implica un volum mare de muncă din partea angajaților din Recepție, atât pentru operarea rezervărilor în sistem, cât și pentru introducerea datelor în casa de marcat și emiterea bonurilor fiscale. 

Angajații puteau lucra doar pe PC-ul unde era instalată aplicația, iar datorită multor operațiuni manuale, erorile erau frecvente. 

Despre lucru mobil de la distanță, nici nu putea fi vorba. 

Munca era ineficientă, iar cei patru angajați din recepția Tecadra alocau incomparabil mai mult timp procesării rezervărilor și datelor, decât comunicării efective cu clienții. 

Acest ”cost” a fost considerat prea mare de conducerea hotelului, care a început să caute o soluție.

”Este greu sa ceri unor oameni, obișnuiți cu Apple și Google, să lucreze cu o tehnologie din epoca de piatra. Lipsa unor unele digitale moderne punea o presiune mare pe Receptie și în mod evident aveam nevoie de o schimbare radicală a modului de lucru. Pentru noi, această revolutie s-a numit Pynbooking. 

 

Am descoperit platforma Pynbooking căutând online o solutie pentru digitalizarea hotelurilor, iar decizia de achiziție a fost susținută și de primirea unor recomandări de la alte hoteluri care o utilizau,” afirmă Andreea Anton, Sef Receptie Hotel Tecadra.

Soluția 

Motto-ul Tecadra "De la prima întâlnire, mereu împreună!" s-a reflectat și în relația cu Pynbooking. După prima prezentare, conducerea Tecadra s-a convins rapid că platforma Pynbooking oferă soluții pentru problemele din Recepție și a renunțat la vechiul sistem. 

De atunci, Pynbooking este un instrument esențial pentru administrarea hotelului.

După semnarea contractului, primul pas a fost personalizarea PMS Cloud Hotel pe specificul Tecadra, fiind definite toate produsele și serviciile disponibile (cazare, masă, conferințe). Prin intermediul Channel Manager, prezența hotelului a fost extinsă pe mai multe platforme de rezervări online, nu doar booking.com ca anterior. 

Pentru a gestiona mai bine rezervările online, a fost activată și opțiunea de prețuri dinamice prin funcționalitatea ”Optimizare tarife”. 

Totodată, a fost activat modul POS Restaurant pentru integrarea Hotel-Restaurant și posibilitatea alocării pe camere a serviciilor de masă. De asemenea, pentru urmărirea stocurilor de materii prime, a fost utilizat modulul Gestiune Cloud.

Complementar, platforma Pynbooking a fost integrată cu sistemul de gestiune contabilă SAGA și casele de marcat, pentru exportul automat al datelor de facturare.

”Structura platformei Pynbooking este foarte logică și permite o customizare exactă a hotelului, la nivel de camere, dotări și servicii. Nu există aplicaţii de instalat şi nici PC-uri sau servere de administrat. Ne-am descurcat singuri la configurarea iniţială, fără să avem specialişti în IT. Am avut unele încurcături la integrarea caselor de marcat şi chiar dacă nu era o problemă ce ţinea de platformă, am primit ajutor şi totul s-a rezolvat rapid. 

 

Serviciile de suport sunt foarte prompte, iar oamenii prietenoşi.” Andreea Anton, Hotel Tecadra.

Rezultate

Tecadra foloseşte Pynbooking de aproape cinci ani, platforma devenind un instrument standard pentru buna administrare a hotelului. 

Astăzi echipa din Recepţie nici nu își poate imagine că ar putea lucra altfel sau că există hoteluri care încă procesează manual rezervările. 

Rezultatele se văd pe multiple paliere și justifică pe deplin investiția în digitalizare.

”Din start, am crescut numărul de platforme online pe care suntem prezenți, pentru că Pynbooking se integrează cu majoritatea site-urilor românești și străine de rezervări.  Iar pentru că am automatizat actualizarea datelor, nu a fost nevoie de un efort suplimentar din partea echipei. 

 

Astfel am eliminat munca manuală de sincronizare a prețurilor și disponibilității, dar și erorile și riscul de overbooking. Într-un timp foarte scurt, rezervările online au ajuns să reprezinte cca. 30% din activitate. Andreea Anton, Şef Recepţie Hotel Tecadra.

Din relatările echipei Tecadra au reieşit și alte beneficii precum: 

• Câştig major de timp pentru angajaţii din Recepţie deoarece automatizează actualizarea datelor, completarea fişelor de cazare şi comunicarea cu oaspeţii.
• Noii angajați se familiarizează mult mai rapid cu hotelul şi înţeleg mai bine structura camerelor şi a serviciilor oferite. 

”De când utilizăm Pynbooking nu mai facem training angajaţilor noi. Oamenii învăţa singuri atât să lucreze cu Pynbooking, pentru că este o platformă foarte intuitivă, cât și structura hotelului.” Andreea Anton

• Eliminarea erorilor la prelucrarea manuală multiplă a datelor, precum şi eliminarea riscului de overbooking.
• Păstrarea datelor în sistem pe termen lung şi reutilizarea acestora în contractele/rezervările recurente. De asemenea, hotelul a putut crea un blacklist pe baza căruia platforma anunţă automat existenţa unor potenţiale probleme în istoricul unui client.
• Mobilitate extinsă și acces de oriunde la toate funcționalitățile necesare derulării activităţii de Recepţie şi Vânzări. 

”Pentru că avem preponderent clienți business, multe discuţii se poată la telefon. Cu Pynbooking am toate datele la îndemână şi le pot da clienților un răspuns informat și pertinent pe loc, indiferent de locaţia în care mă aflu. Astfel nu pierdem nicio oportunitate, mai ales că pe acest segment concurența este foarte ridicată.” Andreea Anton

• Facilităţi de facturare diferenţiată pe categorii de clienţi, contracte recurente, tipuri de servicii, modalităţi de plată şi export automat al datelor de facturare către SAGA
• Acces la rapoarte diversificate despre activitatea curentă sau istorică.

”Rapoartele din Pynbooking sunt scurte şi la obiect, încât să nu te pierzi în detalii. Sunt accesibile de pe orice dispozitiv şi creează o imagine corectă asupra realității din Hotel. Folosesc cu precădere ”night audit” şi ”plan mese” care îmi oferă toate informațiile necesare pentru organizarea activităţii din ziua următoare.” Andreea Anton

Pentru HotelTecadra, digitalizarea a adus mai mult timp alocat comunicării cu oaspeţii şi înţelegerii reale a cerinţelor acestora, dar şi o deschidere către mediul online pentru diversificarea surselor de venit şi dezvoltarea constantă a afacerii.

”Pynbooking a fost ca o revoluţie pentru digitalizarea Tecadra. A eliminat o bună parte din munca manuală a procesării datelor şi ne permite să ne ocupăm fizic de oaspeţii aflați în hotel pentru a le oferi o experiență de calitate.” Andreea Anton, Şef Recepţie Hotel Tecadra