Povestea pensiunii Casa Tisaru din Lepșa, județul Vrancea, începe în forță în 2002, anul în care a fost construită și a câștigat Premiul de Debut la Bienala de Arhitectură. Situată în apropierea rezervației naturale Cheile Tișiței, pe drumul dintre Focșani și Brașov, Casa Tisaru este una dintre cele mai frumoase pensiuni din România, fapt recunoscut și prin numeroasele premii primite în cadrul Concursului Margareta de Aur (2004, 2006, 2008).
Familia Solomon, al doilea proprietar al pensiunii, s-a numărat printre primii oaspeți ai acesteia, în anii 2000. În căutarea unor locuri interesante în care să își petreacă weekendurile aproape de Focșani, aceștia au ajuns la Casa Tisaru și au fost cuceriți de natura și de arhitectura hanului. Familia Solomon a vizitat zona de mai multe ori, fiind impresionată de energia locului și reușind de-a lungul timpului să creeze o legătură specială cu proprietarul.
Când primul proprietar a vrut să se retragă din business, în contextul pandemiei, i-a invitat să preia pensiunea. Deși aveau deja o afacere în industria textilă care le solicita mult timp, familia a cochetat întotdeauna cu ideea de a avea un mic restaurant sau o unitate de cazare. În decembrie 2020, înainte de Crăciun, au decis să cumpere Casa Tisaru, împreună cu familia Andone, prieteni și parteneri de afaceri. Deși nu aveau experiență în domeniul Horeca, au avut curaj, idei și dorința de a duce mai departe spiritul locului.
După preluare, au modernizat pensiunea prin schimbarea mobilierului, instalarea internetului de mare viteză pentru oaspeții care lucrează remote, aparate espresso pentru a putea oferi cafea gratuită pe tot parcursul zilei, televizoare în fiecare cameră etc. Totodată, au introdus un POS pentru plata cu cardul și au extins programul de funcționare la 7 zile din 7 (inițial, pensiunea funcționa doar în weekenduri).
În prezent, Casa Tisaru poate găzdui 37 de adulți în 15 camere, disponibile în regim de pensiune completă, demipensiune sau cu mic dejun inclus. În plus, are bucătărie proprie care servește mâncare tradițională românescă și oferă numeroase alte facilități, inclusiv sală de sport cu saună finlandeză, masă de tenis, teren de tenis de câmp și sală de conferințe cu o capacitate de 70 de locuri pentru evenimente team building.
Provocări de business
După modernizările inițiale, a început perioada de adaptare propriu-zisă la noul business. Inițial, pensiunea nu avea prezență pe Booking.com, fiind disponibilă doar pe Travelminit și Turist Info, iar rezervările erau preluate pe telefon și email și gestionate manual.
Potrivit Mihaelei Solomon, managerul Casei Tisaru, primul an a fost unul dificil, „de test”, în care echipa a încercat să înțeleagă ce alte îmbunătățiri puteau face pentru eficientizarea afacerii.
În acel an, rezervările au fost gestionate pe hârtie și în Excel, ceea ce era complicat și cu risc mare de eroare. În cele din urmă, un incident de overbooking a determinat conducerea pensiunii să caute activ o soluție care să elimine definitiv aceste probleme.
Totodată, echipa Casa Tisaru a înțeles că este nevoie să expună pensiunea pe mai multe canale de rezervări online pentru a ajunge la mai mulți clienți.
Proprietarii își doreau și o soluție care să îi permită să proceseze mai eficient, de la distanță, rezervările, deoarece se ocupau în același timp și de business-ul principal, din Focșani.
Soluția
Mihaela Solomon a ajuns la Pynbooking în mai 2022, după ce a cerut sfatul unor prieteni din industria ospitalității. Aceștia foloseau deja cu succes platforma Pynbooking și erau foarte mulțumiți inclusiv de relația cu echipa de suport. Ulterior, Mihaela Solomon a solicitat un demo, care a convins-o că Pynbooking este soluția potrivită și pentru Casa Tisaru.
„Discutând cu prieteni antreprenori din HoReCa, am aflat despre Pynbooking. Ne-au și arătat cum funcționează și erau foarte mulțumiți atât de soluție, cât și de relația cu furnizorul. Am contactat echipa Pynbooking pentru un demo și ne-a fost desemnată o persoană de contact care ne-a ghidat de la început și ne-a ajutat în configurarea contului. Procesul a fost relativ simplu, nu am avut nevoie de cunoștințe tehnice sau instalări de aplicații”, a precizat Mihaela Solomon, managerul pensiunii Casa Tisaru.
Configurarea inițială a contului Casa Tisaru în platforma Pynbooking PMS a însemnat în primul rând definirea structurii pensiunii, cu cele 15 camere și toată gama de servicii oferite oaspeților.
În Channel Manager au fost integrate mai multe platforme de rezervări online decât cele cu care colabora până în acel moment pensiunea, cea mai importantă fiind Booking.com.
Generator Hotel Website și Booking Engine au fost soluțiile folosite pentru automatizarea preluării rezervărilor directe. Casa Tisaru a generat o pagină destinată rezervărilor directe, care a fost ulterior integrată nativ cu website-ul pensiunii.
Beneficii
Pynbooking a permis familiei Solomon să administreze pensiunea Casa Tisaru fără a mai fi necesară prezența constantă la locație și fără să instaleze o aplicație dedicată pe un PC în Recepție. Platforma Pynbooking este accesată simplu, din browser, de pe orice dispozitiv. În prezent, Mihaela Solomon poate coordona operațiunile zilnice și soluționa orice problemă de oriunde, câștigând astfel timp valoros pentru afacerea din industria textilă.
„Pynbooking ne-a ajutat să putem gestiona de la distanță pensiunea. Avem acolo o echipă funcțională și mergem cât se poate de des, dar nu suntem permanent la locație. Cu Pynbooking, accesul de la distanță este extrem de facil și permanent avem situați sub control”, a adăugat Mihaela Solomon.
De asemenea, pensiunea și-a automatizat complet procesul de gestionare a rezervărilor directe prin propriul website, care reprezintă în prezent 5-6% din total, cu o tendință de creștere. Cu toate acestea, majoritatea rezervărilor directe sunt preluate prin telefon și e-mail, dar procesate centralizat în Pynbooking.
În aceste cazuri, Casa Tisaru folosește Pynbooking pentru a accesa rapid datele și pentru a diferenția rezervările pe diverse surse/canale, oferind răspunsuri prompte privind disponibilitatea solicitată de oaspeți. Astfel, înregistrarea rezervărilor este simplificată, iar riscul de overbooking este eliminat.
„Cele mai multe rezervări directe sunt prin e-mail și telefonice, old school. Cei mai tineri preferă rezervările directe prin site. Pynbooking ne ajută să le înregistrăm ușor și să evităm suprapunerile, care erau temerea noastră cea mai mare. Le diferențiem pe surse și oferim răspuns rapid la telefon pentru disponibilitatea dorită de oaspeți”, relatează Mihaela Solomon.
Casa Tisaru și-a transformat procesul de lucru cu ajutorul Pynbooking, astfel:
- Simplificarea facturării. Facturarea, care anterior se realiza manual, s-a simplificat considerabil. Acum, procesul este automatizat, economisind timp și reducând riscul de erori. Check-out-ul a fost simplificat prin trimiterea automată a facturilor direct pe adresa de e-mail a clientului.
- Plăți simplificate pentru oaspeți. Casa Tisaru prin intermediul Băncii Transilvania trimite link-uri de plată direct către oaspeți pentru rezervările din Pynbooking. Aceștia având posibilitatea de a plăti online, inclusiv cu carduri de vacanță, îmbunătățind astfel experiența clientului.
- Prezență pe multiple platforme digitale. Cu ajutorul Channel Managerului integrat în Pynbooking, pensiunea este expusă acum pe mai multe platforme de rezervare, printre care și Booking.com, Travelminit, Turist Info și Cazare Românească. Această diversificare le permite să ajungă la un public mai mare și să crească numărul rezervărilor. În plus, datele precum prețurile și disponibilitatea sunt sincronizate automat pe toate platformele partenere utilizate. Tot prin Channel Manager, Casa Tisaru a definit pachete de servicii care includ bucătărie tradițională, fotbal la plasă, tenis de masă și tenis de câmp etc.
- Check-in simplificat. Pynbooking simplifică procesul de check-in prin preluarea automată a datelor clienților pentru completarea fișelor de cazare. Astfel, procesul este mult mai rapid.
- Rapoarte detaliate. Pynbooking generează rapoarte care oferă echipei de management a Casei Tisaru o imagine de ansamblu asupra rezervărilor, canalelor utilizate, și tipurilor de clienți, inclusiv rapoarte financiare care prevăd încasările viitoare, toate aceste informații ajutând la o planificare mai bună.
„Rapoartele mă ajută să compar datele pe intervale de timp diferite, fie că mă uit la luni anterioare sau chiar la anii trecuți. Pot vedea diferențele între rezervările pe diferite canale, străini vs români, raport de disponibilitate, încasări estimate etc.”, a completat Mihaela Solomon.
- Îmbunătățirea reputației prin recenzii. Pynbooking trimite automat invitații de review oaspeților, contribuind la creșterea ratingului și a imaginii afacerii. În prezent, Casa Tisaru are un scor de 9.2.
„Pynbooking ne ajută să stăm fără griji, tot ce trebuie să facem este să actualizăm prețurile. Este important pentru noi ca oaspeții să aibă o experiență pozitivă, de la rezervări până la cazare și plecare. Orice confuzie ne afectează imaginea. Sunt foarte mulțumită de modul în care funcționează platforma”, a fost concluzia Mihaelei Solomon, managerul Casei Tisaru, la peste doi ani de utilizare constantă a platformei Pynbooking.
Toate acest beneficii sunt posibile și pentru tine! Solicită o demonstrație gratuită aici.