El Locanda Boutique Hotel Mamaia este unul dintre cei mai vechi clienţi ai Pynbooking, având un cont activ încă din 2015. Oferind o privelişte de neuitat asupra lacului Siutghiol şi staţiunii Mamaia, El Locanda promite o atmosferă intimă şi un raport calitate preţ imbatabil. 

Chiar dacă este o unitate de cazare mică (doar 9 camere şi apartamente) spaţiile interioare şi terasele generoase (apartamente de 52 mp) creează o atmosferă primitoare indiferent de sezon. 

Dacă iniţial, El Locanda Boutique Hotel era deschis doar vara,  de anul trecut locaţia primeşte oaspeţi indiferent de sezon. 

Până la urmă, cine spune că iarna, marea nu are farmec?

Provocări de business

Dacă afacerile din Horeca ar fi fără provocări, viaţa ar fi ca o vacanţă continua. Dar nu este așa. Domeniul se schimbă, angajaţii se schimbă, oaspeţii se schimbă. 

Nu mai este suficient să fii doar pe Booking, trebuie să fii pe cât mai multe platforme de rezervare online, nu mai poţi aloca o lună unui nou angajat ca să înveţe cum să lucreze cu un soft de Recepţie, nu îi mai poţi spune unui oaspete care vrea să facă o rezervare la telefon că îi vei confirma disponibilitatea mai târziu. 

Ca să poate face toate acestea, El Locanda  a decis să folosească platforma Pynbooking, un PMS modern, care funcţionează la fel de eficient într-o vilă intimă, cât şi într-un hotel cu zeci de camere. 

Încă din 2015, simplitatea în utilizare şi preţul corect plătit prin abonament lunar au convins conducerea El Locanda că Pynbooking este alegerea potrivită pe termen lung.

”Nu mai știu de ce am ales Pynbooking, ce știu sigur este că s-a așezat perfect pe modul nostru de lucru. L-am învățat singuri, fără suport, pentru că este un sistem atât de simplu şi de intuitiv și nu trebuie să dai 100 de click-uri ca să faci o operaţiune sau să ajungi la informaţiile de care ai nevoie.” Stere Ana-Maria Magdalena, Director El Locanda Hotel Boutique

Soluția

El Locanda Boutique Hotel Mamaia foloseşte Pynbooking într-un scenariu simplu, dar eficient. Spaţiile de cazare şi serviciile aferente sunt definite în PMS Cloud Hotel, iar prin Channel Manager sunt expuse pe mai multe platforme de rezervări: Booking.com, Expedia, Hello România. 

Complementar, website-ul a primit un motor propriu de rezervări (Booking Engine ) pentru a atrage turiştii care caută pe internet, cât şi pe cei care revin în locaţie. 

Pentru că mulţi oaspeţi încă se bazează pe telefon şi email, rezervările venite pe aceste canale sunt introduse manual direct în PMS Cloud Hotel, care actualizează automat disponibilităţile pe toate platformele. Pe baza datelor în timp real, orice angajat din Recepție poate confirma disponbilitatea unei camera și face o rezervari, fără risc de suprapunere.  

Emiterea facturilor (proforme sau fiscale) se face tot din Pynbooking, pe baza datelor preluate odată cu rezervarea, ceea ce a eliminat necesitatea unei aplicaţii dedicate pentru facturare.  

Pentru o mai bună organizare, echipa are la dispozitie rapoarte cu privire la cazare, mese și servicii de curățenie. 

După check-out, PMS-ul expediază automat oaspeților invitatie pentru review, raspunsurile fiind procesate pentru afisarea scorului mediu.

Rezultate

Cu Pynbooking, El Locanda Mamaia se adaptează uşor la schimbări şi funcţionează eficient. Cca 70% dintre rezervări vin prin platformele online, iar restul de 30% sunt făcute prin site şi pe telefon sau email. Câştigul major este ca toate ajung în acelaşi PMS care le procesează automat, le centralizează, face planificările şi nu permite overbooking. 

Mai mult, oricine răspunde unui apel are la dispoziţie disponibilitatea în timp real şi poate da o confirmare pe loc. 

”Channel Manager-ul din Pynbooking ne este de cel mai mare ajutor. Ne scuteste de procesarea manuală a rezervarilor primite prin Booking.com, deoarece face alocarea camerelor și actualizarea disponibilității automat. Face toată treaba singur și o face bine.” Stere Ana-Maria Magdalena,  Director El Locanda Boutique Hotel 

Pentru că El Locanda are o echipă restrânsă în Recepţie (doar 2 persoane în extrasezon, spre exemplu) Pynbooking preia o parte din activitate şi trimite automat invitaţiile pentru review, pentru ca site-ul să fie permanent actualizat cu opiniile oaspeţilor.

Principalele beneficii ale utilizării Pynbooking:

• Expunerea serviciilor pe multiple canale de vânzare şi centralizarea rezervărilor, cu minimă procesare din partea personalului în cazul solicitarilor primite pe telefon sau email.

• Automatizarea operaţiunilor de înregistrare a rezervarilor şi actualizare a preţurilor şi disponbilităţii

• Acces mobil la toate datele şi rapoartele de activitate 

”Cu Pynbooking am permanent pe telefon situaţia întregii vile în timp real. Ştiu la orice oră din zi sau din noapte, ce intrări şi ce ieşiri am şi ce camere pot vinde.  Îmi permite să fiu pregătită şi să mă organizez.” Stere Ana-Maria Magdalena,  Director El Locanda Hotel Boutique

• Capacitate de răspuns în timp real la rezervările venite pe telefon sau email

”Mulţi turişti se decid în ultimul moment, iar Pynbooking mă ajută să răspund prompt, fără să pierd oportunităţi dar nici să fac overbooking.” Stere Ana-Maria Magdalena,  El Locanda Hotel Boutique

• Uşor de învăţat şi utilizat de către angajaţii noi/sezonieri, cee ace reduce timpul necesar pentru training

”Este un program uşor de învăţat de orice angajat nou. Dacă pentru un PMS tradiţional sunt necesare 2-3 săptămâni de training, cu Pynbooking sunt necesare doar 2-3 zile.” Stere Ana-Maria Magdalena,  Director El Locanda Boutique Hotel 

• Expedierea automată a invitaţiilor pentru review şi prelucrarea răspunsurilor

Indiferent dacă vin pentru soarele verii sau sunt atraşi de zgomotul mării iarna, oaspeţii obişnuiţi ai El Locanda Boutique Hotel caută o atmosferă intimă şi o echipă care să le fie aproape. Pynbooking a intrat perfect în această familie oferind ajutor și libertate angajaţilor din Recepţie, dar și încredere oaspeților. 40% dintre aceștia revin la El Locanda, mulțumiți de servicii, atmosferă și experiență. 

Acesta este până la urmă şi rolul tehnologiei, să facă munca mai uşoară pentru că oamenii să se bucure de o conversaţie sau de o strângere de mână.

”Pynbooking are un preţ competitiv pentru ajutorul oferit în activitatea de Recepţie. Sunt foarte mulţumită de program şi l-am recomandat şi altor cunoștințe din breaslă.” Stere Ana-Maria Magdalena,  Director El Locanda Boutique Hotel