Zur Post este un hotel istoric situat la cca 22 km de Köln, care se promovează ca „deschis 24 din 24”.
Construit în 1847, Zur Post Hotel este în egală măsură preferat de pelerinii germani moderni, care merg pe Drumul lui Iacob (traseu care ajunge până în Spania), de tinerii atraşi de multiplele trasee MTB din zonă, de nomazii digitali dornici să lucreze într-un peisaj de ţară, dar şi de vizitatorii marilor expoziții şi târguri industriale din aria Köln- Dortmund -Düsseldorf.
Cu 22 de camere care îmbină vechiul şi noul, Zur Post Hotel oferă oaspeților care îi trec pragul, atât cazare, cât şi un restaurant cu terasă, sala de conferințe şi petreceri private și sala de dans.
Provocări de business
Zur Post este un hotel cu uşile larg deschise tuturor oaspeților, indiferent de unde vin şi încotro merg. Administratorul, Romică Simescu a remarcat însă că mulţi oaspeţi străini, care veneau pe autostrada A1 dinspre Austria, ajungeau la hotel relativ târziu, uneori după închiderea Recepției.
Pentru a le oferi posibilitatea cazării indiferent de oră, fără să blocheze personal în Recepţie, Romică Simescu a căutat o soluţie care să permită trecerea la cazare în regim self-service. Aceasta necesita digitalizarea completă a operațiunilor de check-in și check-out, precum și accesul în camere.
După evaluarea unor aplicații locale, managerul Zur Post a avut inspiraţia să caute şi pe piaţa din România, fiind cetățean român stabilit în Germania încă din 1991.
Căutarea a avut succes. A identificat online Pynbooking, un PMS (Property Management System) cloud, care se potrivea perfect cu cerinţele, precum și un furnizor de yale inteligente pentru accesul în hotel şi camere.
”Am avut inspiraţia să caut un PMS modern şi pe piaţa din România. Astfel am descoperit Pynbooking, care era exact soluţia potrivită pentru dorinţa noastră de a oferi oaspeților facilități de self-service. Mai mult, avea şi un raport calitate/funcționalități mult peste ofertele primite de la furnizori din Germania. Pynbooking a venit la pachet şi cu un furnizor de yale inteligente, astfel că am beneficiat de o soluţie completă”, afirmă Romică Simescu, Administrator, Zur Post Hotel.
Soluţia
În Decembrie 2021, Zur Post Hotel a semnat contractul cu Pynbooking şi a început utilizarea PMS Cloud pentru digitalizarea întregii activități. Cel două surse principale de rezervări au fost integrate în PMS Cloud Hotel: booking.com şi site-ul Zur Post Hotel prin adăugarea unui motor propriu de rezervări on-line (Booking Engine).
Datele sunt centralizate şi sincronizate în PMS, care actualizeaza automat disponibilitatea şi preţurile pe ambele platforme de rezervări. Preţurile se ajustează dinamic în funcţie de gradul de ocupare (sezon, evenimente). Complementar, PMS-ul a fost integrat cu un sistem de yale inteligente oferit de Romdaf.
Elementul central al soluției este Pynbooking GuestApp care permite expedierea codurilor de acces în hotel şi camere direct pe telefonul mobil și implicit accesul oaspeţilor în locaţie în regim 24/7.
Toate serviciile Zur Post Hotel sunt vândute prin intermediul Pynbooking, PMS-ul fiind customizat în acest sens. Au fost definite inclusiv opțiuni pentru cazarea cu animale de companie sau închirierea facilităților pentru petreceri private (camera cu șemineu). Serviciile livrate sunt facturate prin Pynbooking, iar ulterior facturile exportate către un serviciu cloud de contabilitate.
Managementul hotelului are acces mobil la cele mai diverse rapoarte de activitate pentru a putea avea o imagine de ansamblu asupra realității şi a lua cele mai bune decizii.
Rezultate
Pynbooking a ajutat Zur Post Hotel să automatizeze Recepţia şi să ofere oaspeților cazare la orice oră, fără să blocheze personal pentru aceasta activitate. Hotelul este deschis 24/7 fără efort şi cheltuieli suplimentare cu personalul, care oricum este greu de găsit în această industrie.
”Pynbooking m-a ajutat să ofer oaspeților cazare în regim 24/7 fără să mai angajez o persoană dedicată pentru aceasta. Astfel am crescut numărul rezervărilor, dar nu şi costul cu salariile. Până la urmă acesta este rostul tehnologiei, să ne ajute să fim eficienţi”. Romică Simescu, Administrator, Zur Post Hotel.
Zur post Hotel are astăzi o pondere de 50/50 între rezervările generate de platformele online și propriul site. Numărul de oaspeți este în creștere, ca de altfel şi nivelul de satisfacţie a acestora.
Ce câştiguri a adus utilizarea Pynbooking în cadrul Zur Post Hotel:
Limitarea dependenței de resursele umane şi eliminarea nevoii de a angaja personal suplimentar în Recepţie
”Pynbooking ne-a ajutat să avem Recepţia deschisă nonstop, fără un angajat care să fie prezent. Totul se întâmplă online şi pe telefonul mobil, fără să fie nevoie ca cineva să îi deschidă oaspetelui, să îi dea cardul sau să îi ceară datele pentru înregistrare.” Romică Simescu, Administrator, Zur Post Hotel.
Simplificarea modului de facturare şi a gestiunii contabile
”Preluăm datele de facturare direct în Pynbooking la efectuarea rezervării, emitem facturile tot din Pynbooking şi apoi le exportam către un serviciu online de contabilitate, unde sunt procesate pentru raportarea către autorităţile fiscale. Simplu şi eficient, fără costuri suplimentare cu o aplicaţie dedicată pentru facturare. ”Romică Simescu, Administrator, Zur Post Hotel.
Facilităţile de self-service şi automatizarea operaţiunilor de check-in/check-out
”Prin integrarea Pynbooking cu yalele inteligente Romdaf oferim oaspeţilor posibilitatea să se cazeze singuri, indiferent de oră, ceea ce este un câştig important deoarece nu pierdem nicio oportunitate.” Romică Simescu, Administrator, Zur Post Hotel.
Creşterea numărului de rezervări prin atragerea unui număr mai mare de oaspeţi din generaţiile tinere
”Recepţia deschisă non-stop, sistemul facil de rezervare, yalele inteligente şi aplicația mobilă din Pynbooking ne-au ajutat să atragem clienți tot mai tineri, pentru care tehnologia şi digitalizarea sunt importante. Sunt multe elemente care contează, însă pe primele două luni din 2023 am crescut cu 41% numărul de rezervări faţă de aceeaşi perioadă din 2022.” Romică Simescu, Administrator, Zur Post Hotel.
Zur Post Hotel este un alt exemplu că istoria şi tradiționalul se combină perfect cu tehnologia şi digitalizarea, atunci când numitorul comun este o platformă modernă ca Pynbooking.
Digitalizarea elimină barierele de spațiu şi timp şi permite oamenilor să fie spontani şi să se bucure de un hotel istoric indiferent dacă sunt pelerini pe drumul lui Iacob, nomazi digitali care vor să evadeze din metropolele aglomerate, sau vizitatorii unor târguri industriale care îmbina afacerile cu relaxarea.