Deschisă în 2016, într-un oraș fără mai atracții turistice, Vila Camino din Satu Mare este preferată cu precădere de clienti de business și de grupuri care vin pentru evenimente sportive sau sociale.
Pentru că se află la doar 17 minute de Aeroportul Internațional Satu Mare, iar cele 16 camere sunt spațioase și moderne, Vila Camino oferă o combinație ideală de accesibilitate și confort.
Cele trei cuvinte care definesc serviciile oferite de echipa Vila Camino sunt: curățenie, odihnă și liniște, totul la doar 10 metri de o artera principala Drumul Careiului, care asigură acces rapid către Podul Golescu, centrul orașului și către ieșirea spre Oradea.
Afacerea este una de familie, proprietarul Oana Sferle lucrând anterior ca manager de resurse umane într-o multinațională. La un moment dat, în carieră, a simțit nevoia de a avea propriul business și de a găsi un echilibru mai bun între viața personală și cea profesională. În timp, afacerea s-a dezvoltat și i-a permis să facă trecerea de la statutul de angajat la antreprenor full-time.
Provocări de business
Inițial, Vila Camino avea doar 8 camere, iar în primul an Oana (Sferle) a optat să gestioneze activitatea de rezervare folosind doar Excelul. În 2017, după extinderea cu alte 8 camere, activitatea s-a intensificat, iar Excelul și-a arătat rapid limitele.
Nevoia de automatizare era tot mai mare, de aceea a început să caute o soluție pentru procesarea mai eficientă a rezervărilor; avea nevoie de o platformă profesională, care să protejeze afacerea de erori și de riscul de a face overbooking.
La Vila Camino solicitările de cazare vin de pretutindeni: platforme digitale, agenții dar si direct prin telefon, WhatsApp și e-mail, ceea ce făcea necesară utilizarea unei platforme care să le gestioneze pe toate centralizat și eficient.
Era important și ca această soluție să facă posibilă gestionarea activității fără un angajat în Recepție și să ofere transparență și control pe întreg procesul de rezervare / check-in / plată / check-out. În plus, proprietara și managera hotelului își dorea să gestioneze afacerea de la distanță, fără a fi nevoită să fie mereu prezentă la locație sau să depindă de angajați.
Totodată, înțelegând că în domeniul ospitalității, imaginea afacerii, review-urile si feedback-ul oaspeților au o importanță decisivă, Vila Camino avea nevoie de mijloace digitale care să ofere o experiență plăcută și pozitivă, dar și flexibilitate, oaspeților.
„Este important să oferim oaspeților respect și servicii cât mai bune. HoReCa este un business expus criticii, trebuie să ai o imagine impecabilă ca să ai succes pe termen lung”, a precizat Oana Sferle, proprietara hotelului.
Oana Sferle a descoperit Pynbooking în timp ce căuta online informații despre soluții de gestiune hotelieră. Soluția i-a plăcut din start pentru că era bazată pe cloud și foarte ușor de utilizat, iar raportul costuri-beneficii era foarte favorabil.
La un moment dat, a luat în calcul și o opțiune mai ieftină, însă după o analiză detaliată a înțeles că prețul mai mic nu putea compensa funcționalitățile și fluxurile moderne de lucru pe care le oferea Pynbooking.
Soluția
După luarea deciziei și după semnarea contractului, Vila Camino a primit acces în platforma Pynbooking PMS (Property Management System), unde a definit structura unității de cazare, cu cele 16 camere disponibile, incluzând și serviciul de mic dejun oferit oaspeților.
Pasul următor a fost integrarea Channel Manager, pentru actualizarea și sincronizarea tuturor informațiilor de pe platformele de rezervări online partenere, în mod simultan (Booking.com, Hotelmix, Travelminit, Trivago etc.)
Modulul Pynbooking Generator Hotel Website a permis generarea unei pagini dedicate rezervărilor directe. Mai departe, Vila Camino a obținut automatizarea acestor rezervări venite din propriul site cu ajutorul Booking Engine, integrat nativ în Pynbooking Cloud based PMS.
Oana Sferle a optat și pentru implementarea recepției digitale cu ajutorul aplicației Guest APP și a yalelor inteligente. Vila Camino a făcut tranziția încă dinainte de pandemia de Covid-19, când acest concept nu câștigase încă popularitatea pe care o are astăzi.
„Funcționăm cu recepția digitală încă dinaintea pandemiei, când piața nu era pregătită pentru acest concept. A fost benefic să fim înaintea vremurilor. După pandemie, acest mod de operare a devenit ceva normal pentru toată lumea. Accesul în camere se realizează pe baza cheilor electronice primite prin Pynbooking Guest APP de către fiecare oaspete. Avem yale inteligente de mulți ani”, a explicat Oana Sferle.
În prezent, unitatea de cazare utilizează Pynbooking într-un mod standard, procesând în PMS rezervările provenite din trei surse principale: platformele digitale, agențiile de turism și propriul site web.
Acesta din urmă contribuie, în acest moment, cu doar 10% din totalul rezervărilor, întrucât 90% dintre oaspeți fac parte din categoria business și suna direct la receptie sau lucrează cu agenții.
Beneficii
Cu ajutorul Pynbooking, Vila Camino și-a automatizat complet întregul flux de procesare a rezervărilor, de la primirea datelor de la oaspeți și confirmarea rezervării, până la check-out si trimiterea facturilor fiscale, atingându-și astfel cel mai important obiectiv: claritate și siguranță în managementul rezervărilor.
Un bonus cu greutate a fost integrarea mai multor platforme de rezervări online cu ajutorul Channel Managerul și gestionarea acestora într-un mod unitar și centralizat, în PMS. Acest avantaj a ajutat afacerea să profite de oportunitățile oferite inclusiv de apariția pe piață a platformei Travelminit.ro, în perioada 2017-2018.
După implementarea Pynbooking la Vila Camino, și alte beneficii semnificative au contribuit la succesul afacerii:
- Flexibilitatea orei de cazare. Cu ajutorul Guest APP, oaspeții se pot caza la orice oră doresc, un avantaj extrem de popular, pentru care Vila Camino primește constant feedback pozitiv. Oaspeții apreciază independența de a putea efectua check-in-ul cu un simplu „touch” pe telefonul mobil. Această experiență mobilă modernă contribuie la satisfacția lor generală.
- Implementarea planurilor tarifare dedicate pentru agenții și firme, aspect deosebit de important dat fiind faptul că în Satu Mare, vizitatorii vin mai mult în interes de afaceri decât în scop turistic. Pynbooking permite ajustarea rapidă a planurilor tarifare, conform condițiilor negociate și a volumului de rezervări. Gestionarea rezervărilor de grup pentru competițiile sportive și evenimentele sociale a fost de asemenea eficientizată.
- Mobilitate și flexibilitate. Platforma Pynbooking poate fi accesată de pe orice dispozitiv mobil, de oriunde există acces la internet. Pentru Oana Sferle, proprietara Vilei Camino, este foarte util că poate procesa rezervările de oriunde, chiar și de pe malul mării sau de la o cafenea pariziană.
„Lucrez mult de pe telefon. Practic, biroul meu este telefonul mobil și procesez rezervările indiferent dacă sunt la supermarket pentru cumpărături sau campez pe malul Crișului Repede. Este o libertate de care mă bucur cu Pynbooking”, a mărturisit Oana Sferle, proprietara Vilei Camino.
- Facturarea integrală prin Pynbooking. Vila Camino facturează integral cu Pynbooking, de unde facturile sunt trimise automat facturi către oaspeți, dar și către e-Factura. Abonamentul Pynbooking permite contabilei să acceseze în mod direct toate datele de care are nevoie.
- Accesul rapid la rapoarte diversificate, în timp real, inclusiv cele financiare și cele referitoare la gradul de ocupare în diferite intervale, direct din Pynbooking. Acestea permit analizarea comparativă a diverselor perioade pentru a înțelege mai bine situația reală și pentru a lua măsurile necesare.
Pentru Vila Camino, adoptarea Pynbooking a fost soluția potrivită pentru a rămâne competitivi și pentru a satisface cerințele tot mai exigente ale pieței moderne de ospitalitate.
„Pentru mine este important să am acces la informații în timp util și să iau decizii proactive, să lucrez într-un mod profesionist și să arăt respect față de oaspeții mei. Pynbooking este o necesitate pentru orice unitate modernă de cazare, îl recomand cu încredere colegilor din industrie”, a fost concluzia Oanei Sferle, manager și proprietar Vila Camino.
Toate acest beneficii sunt posibile si pentru tine! Solicita o demonstratie gratuita aici.