În 2022, mulțumită automatizării, oaspeţii tăi se ocupă de operaţiuni care ţi-ar consuma timp şi resurse umane. Dacă ai tehnologia potrivită, o bună parte dintre operaţiunile, care ţie sau angajaților tăi va consumă timp vor fi făcute direct de oaspeţi. Ai citit bine, dar hai să lămurim acest aspect, ca să înţelegi care este mecanismul de funcţionare.

Totul ţine de automatizare şi de capacitatea unui PMS modern (sistem inteligent de gestiune a proprietăţii) de a face aceste activităţi în locul tău, odată ce oaspetele a generat o rezervare. Conceptul se numeşte ”self service„ (autoservire mai pe româneşte) şi cu siguranţă l-ai observat în benzinării, magazine, parcări etc. Practic laşi oaspetele să facă singur anumite operaţiuni, pe care altfel ar trebui să le faci tu sau unul dintre angajaţi tăi.

Iată cum se derulează acest proces cu Pynbooking.

Rezervare

Oaspetele singur face o rezervare pe oricare dintre platformele digitale cu care este integrat (Booking, Agoda etc) sau pe propriul tăi site şi introduce singur datele necesare. (Nume, Prenume, Adresa, Telefon, Email etc). Datele ajung automat în Pynbooking, iar rezervarea este înregistrată în sistemul tău de gestiune, fără ca tu să faci nicio operaţiune manuală. Disponibilitatea camerelor rămase libere în unitatea ta de cazare este ajustată automat pe toate platformele cu care eşti conectat (multumită integrarii cu Channel Manager și Booking Engine), inclusiv pe site. Oaspetele singur a inițiat procesul, iar tu nu ai nimic de facut.

Comunicare

Oaspetele singur gestionează orice interacţiune cu unitatea ta de cazare și își actualizeaza singur datele necesare, adaugă alţi oaspeţi pe cameră etc. Toate acestea sunt posibile deoarece Pynbooking trimite automat oaspetelui, pe adresa de email înregistrată sau prin SMS, un link unic (personalizat, securizat și valabil doar pe perioada rezervării) prin care acesta accesează GuestAPP, o aplicaţie mobilă prin care va interacţiona cu tine. Aceasta aplicaţie funcţionează pe orice dispozitiv (Android, iOS) şi nu necesită nume de utilizator şi parola.

Sosirea

Oaspetele singur completează şi semnează digital fișa de cazare direct pe telefonul mobil. Dacă ai yale inteligente, Pynbooking generează automat codul unic de acces în cameră şi  îl trimite oaspetelui la ora stabilită pentru check-in. Complementar, pot fi trimise coduri de acces pentru parcare, intrare în imobil, lift etc. Aceste conduri sunt valabile doar pe perioada rezervării. Ajuns în Recepţie, oaspetele nu mai are nimic de făcut, iar personalul îi va spune doar ”bine ai venit”.  

Șederea

Oaspetele singur, cu ajutorul GuestApp, comandă room service dintr-un meniu digital, solicită servicii de curăţenie sau să nu fie deranjat, reumplere minibar, transfer la hotel, rezervare la masaj sau sauna etc. Practic orice servicii suplimentare pe care le vinzi pot fi adăugate în GuestApp și comandate de către oaspeți.

Plecarea

Oaspetele singur plătește, la finalul șederii, serviciile comandate (îşi poate introduce singur consumaţia de la minibar) direct de pe telefon, accesând un singur buton. Introduce datele cardului, iar plata este realizată prin intermediul unor procesatori autorizaţi (Euplatesc, Stripe, Authorizenet).  Factura este generată automat în Pynbooking şi expediată pe email. Totul fără intervenţie umană. După plecare, la un interval prestabilit, oaspetele primeşte invitaţie să participe la un sondaj despre experienţa în unitatea ta de cazare. Poţi răspunde/mulţumi direct din aplicație, iar review-ul poate fi publicat pe propriul site sau pe social media.

Iată cum derulezi un întreg ciclu: rezervare-checkin-checkout într-un mod automat, cu minimă implicare operaţională din partea ta sau a angajaţilor din recepţie. Aceasta înseamnă mai puţin timp pierdut cu înregistrarea şi procesarea datelor şi mai multă atenţie alocată comunicării reale cu oaspeţii. De ce angajatul din Recepție să stea cu ochii în calculator şi să completeze o fisă de cazare sau o factură, când ar putea avea o conversaţie utilă cu oaspetele şi să vadă cum îi poate face călătoria mai plăcută.
 

Pynboooking GuestApp este o aplicaţie utilă atât pentru hoteluri cât şi pentru oaspeţi și exploatează un dispozitiv pe care toată lumea îl are în buzunar: telefonul mobil. Utilizarea acestea aplicaţii este atât de simplă şi intuitivă, încât nu ridică probleme indiferent de vârstă şi grad de digitalizare. Funcţionează fără nume de utilizator, fără parola, doar prin câteva atingeri ale ecranului.
 

De ce să pui oamenii să facă lucruri repetitive şi fără valoare adăugată mare (înregistrarea datelor, copierea acestora între diverse aplicaţii, completarea unor documente) când tehnologia te poate ajuta. Multe hoteluri se plâng că este criză de personal, însă o unealtă inteligentă ca Pynbooking  acţionează ca un multiplicator al forţei de muncă. Cu Pynbooking, oaspeţii tăi se ocupă de operaţiuni care ţi-ar consum timp şi resurse umane, iar o echipă mică face cât o echipă mare. Succes.